NOPAs rutiner for håndtering av varsler

Mål for rutiner for håndtering av varsler

Denne planen gir NOPA rutiner og retningslinjer som skal følges dersom medlemmer eller andre varsler om kritikkverdige forhold på NOPA sine arenaer; på arrangementer, i møter og i skriftlig og muntlig kommunikasjon. Den klargjør også hvilke konsekvenser og reaksjoner brudd på våre etiske retningslinjer vil medføre.

Med kritikkverdige forhold menes i denne sammenheng forhold som er i strid med rettsregler, NOPAs skriftlige etiske retningslinjer eller etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet.

Denne planen skal sikre at NOPA:

• tar ansvar og aktivt håndterer varsler om kritikkverdige forhold snarest mulig, og uten ugrunnet opphold
• ivaretar de som rammes av slike hendelser
• har transparente retningslinjer for håndtering av varsler
• tar den som opplever eller observerer hets, trakassering eller annen uønsket adferd på alvor

Planens innhold

• Saksgang og arbeidsfordeling ved varsler om kritikkverdige forhold
• Håndtering av varsler om kritikkverdige forhold på møteplasser og i arbeidssituasjoner i regi av NOPA
• Håndtering av varsler om kritikkverdige forhold på NOPAs sosiale medier
• Konsekvenser ved brudd på NOPAs etiske retningslinjer eller andre kritikkverdige forhold
• Hva faller utenfor denne beredskapsplanen

1. Saksgang og arbeidsfordeling ved varsler om kritikkverdige forhold:

• Varsler om brudd på våre etiske retningslinjer eller andre kritikkverdige forhold kan meddeles direkte til ansvarlig for arrangementet eller møtet. Varsler kan formidles muntlig eller skriftlig, og både underveis og i etterkant av arrangementet eller møtet.
• Dersom det ikke er mulig eller ønskelig å varsle til ansvarlig for arrangementet eller møtet, bør administrativ leder varsles.
• Dersom det ikke er mulig eller ønskelig å varsle administrativ leder, bør varslet sendes til NOPAs varslingskomite. Varslingskomiteen er en komité utpekt av NOPAs styre for å arbeid med og håndtere varslingssaker i NOPA. Dersom varselet gjelder et av medlemmene i varslingskomiteen, vil dette medlemmet fratre under behandling og erstattes med den styret utpeker.
• Varsler kan også formidles anonymt gjennom NOPA sin varslingsportal. Varslingskomiteen vil da bli orientert og iverksetter tiltak i henhold til denne planen.
• Varsler kan formidles under fullt navn eller anonymt. Ved anonyme varsler bør varsler opplyses om hvilke utfordringer det vil kunne skape for behandlingen av varselet.

Varslingssaker som meldes inn i NOPA sin varslingsportal lagres i et lukket administrativt system som kun varslingskomiteen og administrativ leder i NOPA som har tilgang til. Systemet loggfører når noen logger seg inn i systemet, hva som lastes opp av dokumenter og når dette gjøres. Varslingskomiteen og administrativ leder har tilgang til logg og det vil eventuelt bli brukt dersom det oppstår tvistesaker. Ytterligere informasjon om vern av personopplysninger finner du her.

2. Håndtering av varsler om kritikkverdige forhold på på møteplasser og i arbeidssituasjoner i regi av NOPA

Den som mottar varselet i NOPA skal:

• bekrefte til den som har sagt i fra at varsel om kritikkverdig forhold er mottatt.
• umiddelbart opprette dialog med den som eventuelt er utsatt. Dialogen skal:
  • sikre klarhet med hensyn til hva varselet gjelder, herunder:
    • konkrete opplysninger om hva som har skjedd
    • tid og sted for hendelsen(e)
    • om forholdet kan dokumenteres (vitner, e-poster el.)
    • hvordan varsler selv opplever forholdet, f.eks. om vedkommende opplever det som uønsket, plagsomt og/eller krenkende
    • hvordan varsler selv vil karakterisere forholdet, f.eks. som trakassering, seksuell trakassering, diskriminering og/eller usaklig forskjellsbehandling.
  • avklare hvorvidt forholdet det varsles om gjelder mulige straffbare forhold. Ved behov gjøres dette i samråd med advokat. Ved politianmeldelse innstilles håndteringen av varselet inntil resultatet av anmeldelse/etterforskning foreligger.
  • sørge for at vedkommende blir ivaretatt.
  • sikre at responsen på situasjonen håndteres i henhold til disse retningslinjene.
  • sikre at vedkommende som har vært utsatt kjenner innholdet i denne planen.
• vurdere om det er hensiktsmessig å iverksette en umiddelbar respons. En slik respons kan være:
  • motsvar (innholdet baseres på NOPAs etiske retningslinjer).
  • å fjerne vedkommende som har utført hets eller trakassering fra den aktuelle møteplassen.
• innhente opplysninger.
  • Den som mottar varselet i NOPA setter seg inn i saken.
  • Det skal innhentes informasjon fra varsler, utsatt, vitner og den som det påstås har utført det kritikkverdige forholdet.
  • Den som det påstås har utført det kritikkverdige forholdet har rett til å vite hva det er varslet om. Det må ikke formidles andre detaljer fra varselet enn det man er sikker på at varsler er innforstått med. Ved anonyme varsler må det kun formidles opplysninger på en slik måte og i et slikt omfang at anonymiteten ivaretas.
  • Den som påstås å ha uført det kritikkverdige forholdet bør oppfordres til å gjøre rede for hva vedkommende mener har hendt, og generelt belyse de samme forhold som nevnt ovenfor under punkt 2.
  • Det føres skriftlige referater fra alle samtaler.
  • Det er mulighet for dialog mellom partene dersom partene ønsker det.

• vurdere om ekstern kompetanse skal innhentes.
  • Slik kompetanse kan for eksempel være psykolog og/eller advokat.

Eksempler på organisasjoner som kan bistå:

• • Balansekunsts rådgivningstelefon
  • Likestilling og diskrimineringsombudet.
  • Diskrimineringsnemda.
  • OMOD – Organisasjon mot offentlig diskriminering

• vurdere og konkludere.
  • Dersom man finner at det ikke er hold i varselet om kritikkverdige forhold, skal saken avsluttes.
  • Dersom man finner at det har vært et kritikkverdig forhold, skal det gis en forholdsmessig reaksjon basert på alvoret i saken.

3. Håndtering av varsler om kritikkverdige forhold på NOPAs sosiale medier:

Der hvor NOPA har moderatoransvar skal moderator:

• ta skjermdump av kommentaren og profilen som har postet den.
• • Sikre bevis dersom dette går til anmeldelse.
• vurdere å komme med motsvar.
• • Svaret baseres på eksisterende tekst om NOPAs grunnleggende prinsipper, og i samråd med den som kommentaren gjelder/retter seg mot.
  • Selv om kommentaren fjernes, kan det vurderes om det skal legges ut motsvar. Motsvar skal ikke legges ut dersom den som er rammet motsetter seg det, med mindre sterke hensyn til foreningen tilsier det.
• vurdere hvorvidt kommentaren skal fjernes.
  • I noen tilfeller kan det være bedre å la kommentaren bli stående, for å tydeliggjøre at NOPA tar avstand fra slike kommentarer.
  • Dersom den som har blitt utsatt ønsker kommentaren fjernet, skal den fjernes.
  • Dersom kommentaren inneholder rasistiske begreper eller andre nedsettende og sjikanerende kallenavn, skal kommentaren fjernes.
• rapportere profilen som har postet kommentaren til nettstedet.
• vurdere om profilen skal blokkeres.
• vurdere om kommentarfeltet skal stenges.
• vurdere om varslingskomiteen skal varsles om hendelsen.
  • Varslingskomiteen skal vurdere om utsagnet er av en slik art at det skal anmeldes til politiet.

Dersom kommentaren bryter med NOPAs etiske retningslinjer eller på annen måte utgjør et kritikkverdig forhold, skal ellers retningslinjene ovenfor under punkt 2 følges.

Dersom den som modererer sosiale medier er i tvil om hva som er rett å gjøre skal vedkommende konsultere Varslingskomiteen.

4. Konsekvenser ved brudd på NOPAs etiske retningslinjer eller andre kritikkverdige forhold

Konsekvensene som iverksettes ved brudd på NOPAs etiske retningslinjer vil vurderes ut fra alvorlighetsgraden til det kritikkverdige forholdet. NOPAs administrasjon og/eller varslingskomité vil gjøre vurderingen. Reaksjonsform skal bl.a. bestemmes under hensyn til at NOPA har plikt til å forebygge fremtidige kritikkverdige forhold på sine arenaer overfor medlemmer og personer som utfører arbeid for NOPA.

Andre punkter som kan benyttes ved vurderingen av reaksjonsform:

• Er det snakk om oppførsel som den anklagede burde ha skjønt at er trakasserende? Er det snakk om oppførsel som tydelig bryter med retningslinjene?
• Er det skjeve maktforhold mellom partene?
• Er det snakk om gjentatte episoder?
• Hvor berørt er den utsatte? Har hendelsen/oppførselen skapt noen virkninger?
• Vil den utsatte og anklagede måtte omgås videre? Vil det skape utfordringer?

Mulige konsekvenser og reaksjoner sortert i forhold til alvorlighetsgrad er følgende:

• Muntlig beskjed/advarsel
• Umiddelbar bortvisning fra møte eller arrangement
• Skriftlig advarsel
• Miste tillitsverv i NOPA
• Karantenetid for samlingspunkter i NOPA
• Suspensjon eller eksklusjon som medlem og/eller tillitsvalgt i NOPA. Beslutning om dette skal følge NOPAs vedtekter.
• Politianmeldelse